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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 21 MARS

Par JAMARD Richard dans la catégorie Non classé

 

Compte rendu de la réunion du 21 mars 2014

Début de la réunion à 18h15.

16 parents étaient présents 

Lots

Nous disposons de 312 lots adultes actuellement. Plusieurs lots sont encore en attente.

174 peluches sont comptées et d’autres arriveront bientôt suite à l’appel aux peluches qui doit être lancé en maternelle.

Il a été décidé de mettre une partie des babyfoots dans les lots de la pêche à la sciure garçon.

Carrefour ne donnera pas de lots car nous nous sommes manifestés trop tard.

Nous attendons la réponse de Géant Casino.

Cultura a été contacté et donnera des lots.

Angélique a obtenu des téléphones factices et des lingettes à son travail.

Alima va donner des DVD enfant et des livres.

Jeux/stands

Nous n’avons toujours pas pu aller voir les jeux en bois. Nous avons donc mis en attente la liste des stands avec les créneaux horaires.

Lorsque la liste sera fixée, il y aura un tableau à remplir en maternelle et une info dans le cahier pour les primaires.

Ensuite nous essaieront de voir la disposition des stands dans la cours.

Tombola

Comme l’an passé, les bulletins donnés lors de la vente des enveloppes permettrons de participer à la tombola. Reste à voir la forme qu’ils vont avoir.

Les gros lots sont

– une tassimo

– une téfal party x6

– une tablette

Noémie propose d’imprimer 20 affiches en A3 couleurs pour la publicité de notre tombola. Qui fera l’affiche ?

Il est envisagé une pré-vente des enveloppes mais il faudra voir comment organiser ça. Une urne sera placée dans la soirée pour les bulletins de participation. 

Le tirage au sort sera réalisé à 21h. Les résultats de la tombola seront affichés pour les lots non réclamés.

Pour le hamster, il faudra faire des bulletins où les enfants écrirons les nom pour le hamster et leur prénom. Ce sera un euro ou ticket la participation.

Paniers garnis

Nous disposerons une table avec deux paniers. Les gens pèseront le panier sur place car il est très lourd. Une feuille à préparée permettra de noter les participations. Ce sera deux euros ou tickets la participation à la pesée. Les résultats seront aussi donnés vers 21h.

Programmes

Nous avons abandonné l’idée de faire une tombola à partir des programmes car les primaires n’en font pas et nous risquons de ne pas en avoir assez pour les vendre au maximum de parents présents.

Eclairage / tables

Nous avons demandé un groupe électrogène et des lampes à un des parents qui peut en avoir. Il faudra prévoir leur sécurisation. Il faudra aussi se renseigner sur la présence des moustiques s’il fait chaud et prévenir les gens si besoin. Sinon ils partiront plus tôt compromettant ainsi nos recettes.

Il a été demandé de relancer les mairies proches pour avoir plus de tables et de chaises.

Tickets

Il faut refaire des tickets verts à 1 point. Pour pouvoir les distribuer à l’avance, nous pensons poinçonner les tickets avec une perforatrice fantaisie spéciale.

Il sera aussi refait des tickets à 1 euros. Perforés ou plastifiés, à voir.

Il sera mis un mot dans les cahier disant qu’à partir du 5 mai il y aura une prévente de tickets et d’enveloppes pour les parents ayant besoin de prévoir leur budget. Ils seront ensuite remis aux enfants.

Ambiance

Nous aimerions mettre de la musique pendant la soirée. Les souvenirs divergent pour savoir s’il y en avait ou pas les autres années. De toute manière, une demande a été faite à Mr Jammart qui se renseigne sur les tarifs de la SACEM.

Il faut savoir que c’est déjà 60 euros pour le spectacle, donc nous ne mettrons pas 300 euros pour la soirée, ce serait trop si c’est le cas.

Nourriture

Nous aurons un camion frigorifique et nous attendons les réponses pour la fritteuse.

Il a été demandé de combien de poubelles nous disposions pour rafraîchir les boissons.

Les courses seront faites le 13 juin au matin pour les aliments frais.

Les boissons seront achetées selon les promotions.

Il a été proposé de faire du café mais cela suppose une cafetière et une logistique supplémentaire. Nous y réfléchissons.

Il a été admis qu’il fallait acheter plus de frites et de saucisse mais pas forcément plus de pain.

Le congélateur de l’école devra être nettoyé par les parents disponibles quelques jours avant sa mise en service.

Nous disposerons de 3 barbecue et nous précuirons une partie des aliments pour plus de rapidité.

Des sacs-poubelle seront scotchés sur les tables pour faciliter le nettoyage.

Nous essaierons de communiquer à l’avance les tarifs des aliments pour que les gens puissent prévoir un budget.

Nos besoins :

Il faudrait un panier en osier pour le deuxième panier garni.

Les gens possédant de grands plats de service sont cordialement invité à nous en prêter pour servir plus facilement les aliments du barbecue.

La réunion s’est déroulée dans une ambiance conviviale grâce au thé à la menthe et aux petits gâteaux apportés par Rachid.

Prochaine réunion le Vendredi 11 avril à 18h.

Fin de la réunion à 19h30.